Ikke la dårlig eierstyring føre til tapt gevinst

Ikke la dårlig eierstyring føre til tapt gevinst

Prosjekter som seiler sin egen sjø og ender uten planlagt gevinst, bør være unntaket og ikke regelen. Nøkkelen til gode prosjekter er god eierstyring.

Artikkelen er produsert av Cloud Media i samarbeid med Deloitte.

Før eller siden rammer et dårlig kontrollert prosjekt alle innenfor en organisasjon. Intensjonene var de beste, finansieringen var på plass men gevinstene uteble og tilsynelatende var det ingen god grunn til at dette skjedde. Feilen kan ligge i prosjektets eierstyring.

– Klar og tydelig eierstyring må følges av prosjekteier når du oppretter og kjører et større prosjekt eller program, forklarer direktør Christian Falkenberg-Jensen i Deloitte. Han peker på at prosjekteiere bør vite hva som kreves av både dem selv og de som gjennomfører prosjektene på vegne av dem.

Definer rollene

Noe av hemmeligheten bak et vellykket resultat i prosjekter, ligger i god kommunikasjon og forventningsavklaring mellom eiere og utførere av prosjektene. Godt definerte roller, ansvar, myndighet og prosesser og formalisering av disse, gir klare oppgaver og mål for alle involverte. Dermed øker sjansen for å oppnå det ønskede resultatet.

– Bak prosjektene har du har eiere som står bak, og fungerer som både brukere og eiere av løsningene etter at prosjektet er avsluttet. Det er gjerne de som har startet prosjektet som også eier gevinstene og risikoen i prosjektet, eller som leder den delen av linjen prosjektet er forankret i, forklarer Falkenberg-Jensen.

Mister kontroll

Han ser at prosjekter ofte sjøsettes av eierne, men underveis uteblir kontrollen av prosjektene. Når prosjektet er kommet til ende, opplever mange prosjekteiere at gevinsten ikke kommer frem, eller blir tatt ut helt andre steder enn planlagt.

– Det som kan skje er liten eller ingen involvering av eierne, de som opprinnelig bestilte leveransen. Dette kan resultere i det som oppfattes som en dårlig leveranse. Eierne forventer leveranse på riktig tid, til rett kvalitet med beregnet kostnad, og så skjer noe underveis som får leveransen til å bli annerledes. Kort sagt: Det handler om hvordan eierne styrer og følger opp sine prosjekter gjennom hele prosjektets livssyklus, sier Falkenberg-Jensen.
Caroline Koefoed, Senior Manager i Deloitte, supplerer:

– Særlig i store programmer og prosjekter i offentlig sektor, som gjerne er omfattende transformasjonsprosesser, er sterk og tydelig eierstyring kritisk for å lykkes. Styringsdialogen, inkludert i mange sammenhenger etats- og politisk styring, kompliserer bildet ytterligere og krever av program- og prosjektorganisasjoner at de har fokus på flere steder samtidig. Dårlig definerte grensesnitt, utydelige roller og svakt eierskap til eier- og bestillerrollen, er typiske gjengangere, sier Koefoed.

Seminar om eierstyring

Deloitte har i en serie frokostseminarer gitt råd om hvordan god eierstyring i større prosjekter kan gi positive resultater, og sørge for å plassere gevinsten der den er planlagt å tas ut.

Dette frokostseminaret dekker hvilke typer strukturer og verktøy kan være relevante å bruke i forhold til å sikre at eierne får anledning til å styre sine prosjekter, og gi styringssignaler men også hvordan prosjektledere og andre ansvarlige utøver prioritering og eskaleringer til eierne.

– Ord som eierstyring og prosjektledelse forbindes ofte med store og kanskje tyngre styrte organisasjoner, dette er ikke tilfellet, mener Falkenberg-Jensen.
– Dette er alltid relevant og kan brukes på bedrifter av alle størrelser, både i privat og offentlig sektor. Man kan anta at norske bedrifter går glipp av forventede gevinster. Hvis eierne ikke følger med, kan gevinsten realiseres utenfor det opprinnelige virksomhetsområdet, eller i verste fall ikke realiseres i det hele tatt.

Ønsker du å vite mer om dette seminaret, eller andre gratis frokostseminarer i regi av Deloitte? Les mer her.

Manglende oppfølging

De samme feilene går igjen i små som store organisasjoner, private som offentlige.
– Mange starter dyre initiativer og prosjekter, og følger dem ikke opp underveis. Dermed seiler prosjektskuta sin egen sjø, når eierne kommer tilbake for å sjekke kursen oppdager de at noe har gått galt for lenge siden. Ansvaret ligger selvsagt ikke bare på eierne av prosjektet, med også selve prosjektledelsen, sier Falkenberg-Jensen.

Han mener man kommer langt med relativt enkle og praktiske grep som gode styringsdokumenter, planverk og rapporteringsregimer.

– Det er ikke bare eierne som har et ansvar, men også prosjektet har et ansvar for at en riktig prosess er på plass, og dermed tilrettelegger for en god eierstyring.

Fem enkle tiltak som øker sjansen for å lykkes med prosjektet

  1. Lag en styringsmodell som legger til rette for et godt samspill mellom prosjekteierne og prosjektledelsen – bruk styringsgruppen aktivt
  2. Etabler et tydelig mandat
  3. Vit hvem som er prosjektets viktigste interessenter og eiere
  4. Bruk prosjektets mål og delmål aktivt i alle områder og aktiviteter i prosjektet, internt og eksternt – minn spesielt eierne på dette
  5. Still krav til eierne – utfordre dem på å ta et aktivt standpunkt

Først publisert på E24.no.

Skrevet av Deloitte Se alle poster fra denne forfatteren →

Deloitte AS er DTTLs medlemsfirma i Norge. Deloitte er verdens største leverandør av profesjonelle tjenester innen revisjon, rådgivning og advokattjenester.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *